OCI-Anbindung erklärt: Merchandising im Beschaffungssystem

Große Unternehmen und Organisationen stehen bei der Beschaffung von Merchandising-Artikeln oft vor einer Herausforderung: Wie können Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen oder Standorten einfach und regelkonform auf ein zentrales Sortiment zugreifen? Der Prozess soll effizient sein, dem Corporate Design entsprechen und sich nahtlos in bestehende Genehmigungsworkflows einfügen. Die Lösung liegt häufig in der technischen Integration des Lieferanten-Shops in das eigene Beschaffungssystem. Eine Schlüsseltechnologie dafür ist die OCI Anbindung (Open Catalog Interface).

Was genau ist eine OCI-Anbindung?

Das Open Catalog Interface, kurz OCI, ist eine von SAP entwickelte, standardisierte Schnittstelle. Sie ermöglicht die direkte Verbindung zwischen dem Warenwirtschafts- oder Beschaffungssystem (ERP-System) eines Unternehmens und dem externen Webshop eines Lieferanten. Der technische Vorgang, bei dem ein Nutzer aus seinem System heraus auf den externen Katalog zugreift, wird als „Punchout“ bezeichnet. OCI ist also der Standard, der diesen Punchout-Prozess technisch definiert und reibungslos gestaltet.

Im Kern geht es darum, den Bestellprozess zu automatisieren und zu zentralisieren. Anstatt dass Mitarbeiter manuell Artikel in ihrem ERP-System anlegen oder über nicht-integrierte Kanäle bestellen, springen sie direkt aus ihrer gewohnten Systemumgebung in den freigegebenen Merchandising-Katalog, stellen dort ihren Warenkorb zusammen und übertragen ihn zur weiteren Bearbeitung zurück in das eigene System. Dies funktioniert mit gängigen E-Procurement-Lösungen wie SAP Ariba, Coupa oder Oracle.

Der Punchout-Prozess in der Praxis: Schritt für Schritt erklärt

Ein typischer Beschaffungsvorgang über eine OCI-Schnittstelle läuft für den Besteller sehr komfortabel ab. Der komplexe Datenaustausch findet im Hintergrund statt und folgt einem klaren Muster:

• 1. Absprung (Punchout): Ein autorisierter Mitarbeiter meldet sich in seinem unternehmenseigenen Beschaffungsportal an. Dort klickt er auf den Link zum Merchandising-Katalog. Das System authentifiziert ihn automatisch beim Lieferanten.
• 2. Artikelauswahl im externen Shop: Der Mitarbeiter befindet sich nun im Merchandising-Webshop des Dienstleisters. Er sieht hier jedoch nur das für sein Unternehmen freigegebene Sortiment zu den vereinbarten Konditionen. Er kann Produkte durchsuchen, Details ansehen und Artikel in den Warenkorb legen, genau wie in einem normalen Onlineshop.
• 3. Warenkorb-Übertragung: Anstatt den Kauf im externen Shop abzuschließen, klickt der Mitarbeiter auf einen Button wie „Warenkorb übertragen“ oder „Bestellung an ERP senden“. Der Warenkorb wird nun nicht bestellt, sondern seine Daten werden über die OCI-Schnittstelle zurück an das Beschaffungssystem des Unternehmens gesendet.
• 4. Interne Genehmigung: Der übertragene Warenkorb erscheint im ERP-System als Bestellanforderung (BANF). Diese durchläuft nun den standardisierten, unternehmensinternen Genehmigungsprozess (z. B. Freigabe durch den Vorgesetzten oder die Kostenstellenverantwortliche).
• 5. Auslösung der Bestellung: Erst nach der finalen internen Freigabe wird eine verbindliche Bestellung (Purchase Order) erzeugt und elektronisch an den Merchandising-Dienstleister übermittelt.

Die zentralen Vorteile für Ihr Unternehmen

Die Implementierung einer OCI-Anbindung für den Merchandising-Bedarf bringt vor allem für größere Organisationen mit dezentralen Strukturen und strengen Compliance-Vorgaben entscheidende Vorteile.

Effizienz und Prozessoptimierung

Die manuelle Dateneingabe entfällt, was die Fehlerquote drastisch reduziert. Der gesamte Prozess von der Artikelsuche bis zur Genehmigung wird beschleunigt, da keine Medienbrüche mehr stattfinden. Beschaffungsabteilungen werden entlastet, da Mitarbeiter ihre Bedarfe eigenständig im vordefinierten Rahmen decken können.

Compliance und Kostenkontrolle

Durch die OCI-Anbindung wird sichergestellt, dass ausschließlich freigegebene Produkte bei gelisteten Lieferanten zu den vorverhandelten Preisen bestellt werden. Die Einhaltung von Corporate-Design-Vorgaben ist garantiert. Da jede Bestellung den internen Genehmigungsworkflow durchlaufen muss, behält das Unternehmen die volle Kontrolle über die Ausgaben.

Aktualität und Benutzerfreundlichkeit

Mitarbeiter greifen immer auf den live gepflegten Katalog des Lieferanten zu. Produktinformationen, Bilder und Lagerbestände sind stets aktuell. Die intuitive und visuell ansprechende Oberfläche eines modernen Webshops ist zudem deutlich nutzerfreundlicher als die oft starren Eingabemasken eines ERP-Systems.

Wann ist die Einrichtung einer OCI-Schnittstelle sinnvoll?

Eine OCI-Anbindung ist nicht für jeden Anwendungsfall die richtige Lösung. Sie entfaltet ihr volles Potenzial vor allem bei Organisationen, die regelmäßig Merchandising-Artikel oder Werbemittel beschaffen und bereits ein professionelles E-Procurement-System im Einsatz haben. Wenn viele verschiedene Abteilungen oder Niederlassungen bestellen, sorgt die Schnittstelle für die nötige Struktur und Kontrolle.

Für einmalige Bestellungen, kleinere Mengen oder wenn der Fokus auf der individuellen Auswahl von Veredelungsverfahren wie Druck oder Stick liegt, ist ein direkter Bestellweg oft praktikabler. Für solche Anforderungen, etwa die Bedruckung von Textilien ab 10 Stück, empfehlen wir unseren spezialisierten Service unter https://unicum-textildruck.de/.

Die Integration eines Merchandising-Shops über OCI ist hingegen ideal, um ein festes Sortiment – von T-Shirts aus Bio-Baumwolle über Notizbücher bis zu Powerbanks aus recyceltem Kunststoff – unternehmensweit standardisiert zu beschaffen. Auch die Logistik, inklusive Lagerung und Versand, kann dabei zentral vom Dienstleister gesteuert werden. Bei Bedarf kann auch ein klimakompensierter Versand über die Programme DHL GoGreen, UPS carbon neutral und GLS KlimaProtect eingerichtet werden.

Die erfolgreiche Implementierung einer OCI-Anbindung ist ein wichtiger Baustein einer durchdachten Merchandising-Strategie. Als Partner für Werbemittel-Fullservice begleiten wir Unternehmen bei der Planung und Umsetzung solcher Projekte – von der Sortimentsgestaltung über die technische Anbindung bis hin zur kompletten logistischen Abwicklung.